Il foglio presenze dipendenti è uno strumento di uso comune nelle aziende, utilizzato in particolare dall'ufficio responsabile della gestione del personale, per controllare il numero di presenze - assenze su base mensile.
foglio presenze mensili da scaricare
In questa scheda mettiamo a disposizione più di un fac simile del foglio presenze dipendenti, in formati diversi: pdf, doc e xls. Potranno essere compilati a video e poi stampati oppure scaricati, stampati e compilati a penna.
Alcuni modelli di foglio presenze dipendenti presentano semplicemente lo spazio per la raccolta delle firme da parte dei singoli lavoratori oltre che uno spazio per le annotazioni. Se è prevista la pausa pranzo il dipendente dovrà in pratica apporre quattro firme. In questo caso il foglio presenze dipendenti potrebbe essere giornaliero e riguardare tutte le persone interessate. Ma c'è da dire che per motivi organizzativi interni potrebbe essere più utile per talune organizzazioni, disporre di un foglio presenze dipendenti ritagliato sul singolo lavoratore e, dunque, organizzato su base mensile.
Va comunque detto che negli anni il foglio presenze dipendenti ha perduto progressivamente la sua efficacia, specie nelle aziende di maggiori dimensioni dove si è fatto sempre più ricorso all'utilizzo di software e badge individuali per acquisire informazioni sulle presenze dei dipendenti.
Il foglio presenze non prevede un formato specifico. Molto spesso si tratta di un figlio elettronico, come per esempio un foglio Excel, o, nel caso si utilizzino fogli presenze cartacei, un foglio di questi stampato.
Completare il foglio presenze è molto semplice. Prima di tutto il foglio presenze va intitolato al dipendente, quindi si inseriscono i dati del lavoratore, quali nome e cognome, il numero di matricola del dipendente, la qualifica che riveste in azienda e ovviamente il mese di lavoro a cui si riferisce il foglio presenze. Generalmente la prima colonna del foglio presenze indica i giorni del mese mentre la colonna successiva si utilizza per indicare le ore di servizio svolte dal lavoratore nello specifico giorno. Eventuali colonne successiva, invece, si utilizzano per indicare tutte le altre evenienze che possono incidere sul rapporto di lavoro. Solitamente ci sarà una colonna per le festività , quindi giornate nelle quali il lavoratore non è presente in azienda a causa di feste nazionali o patronali, una per i giorni di permesso, che si tendono quali giorni di assenza retribuita dal servizio, una per i giorni di permesso speciale e così via.
Dunque su ogni fila si indicano gli avvenimenti relativi a quel singolo giorno e si annotano le relative ore impiegate per ogni causale. Così se un dipendente nel giorno 15 ha usufruito di 3 ore di permesso retribuito, sulle 8 ore lavorative, si annoteranno nella linea del giorni 15 un totale di 5 ore nella colonna delle ore di servizio effettivamente svolte e 3 nella colonna delle ore di permesso retribuito. Al termine del foglio presenze si appone la firma e la data del lavoratore.
Come dicevamo, visto che il foglio presenze non è un documento codificato dalla normativa, questo può variare da azienda ad azienda e solitamente, in fondo allo stesso, o sul retro, è presente una breve legenda che spiega come compilarlo e alla quale fare riferimento, qualora difforme rispetto quanto sopra affermato. Un consiglio, il foglio presenze va compilato giorno per giorno in modo da non confondersi o dimenticarsi di eventuali permessi goduti.
Il foglio presenze è uno strumento di cui molte aziende hanno bisogno, per questo ho creato un file che potrai utilizzare direttamente e gratuitamente. Per sapere come utilizzarlo, ti consiglio di guardare il video; questo articolo è poco più di un commento ad esso.Precisazione: non sei obbligato a usare il foglio elettronico, lo puoi anche stampare e compilare a penna.
Infatti, non è raro che nei reparti delle risorse umane venga utilizzato un foglio presenze mensile Excel. Normalmente si tratta di un foglio presenze mensile che i dipendenti compilano di volta in volta e che viene rivisto dal responsabile delle risorse umane prima di mandare tutte le informazioni al proprio contabile affinchè venga elaborata la busta paga.
Il sistema per la rilevazione delle presenze tramite compilazione di un foglio presenze mensile Excel viene utilizzato specialmente dalle piccole e medie imprese con pochi dipendenti, generalmente meno di 50. Dopodichè la situazione si fa difficile da gestire con un foglio di calcolo.
Creare un foglio per le presenze in Excel non è poi così difficile. Il nostro modello base può essere scaricato e adattato in base alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. La parte più difficile probabilmente sta nel convincere i dipendenti a compilare il foglio excel abitualmente, così da non doverli rincorrere a fine mese per avere tutte le carte in regola.
La maggior parte dei tuoi dipendenti avrà il telefono sempre a disposizione durante la giornata o quantomeno lo controllerà diverse volte durante il giorno. O molto probabilmente controllerà la posta elettronica per prima cosa al mattino. Quindi questo può essere un ottimo modo per assicurarsi che abbiano un promemoria e che la compilazione del foglio presenze mensile Excel avvenga in maniera regolare.
A questo punto potresti chiederti come funziona un foglio presenze. Conviene crearne uno da zero in Excel, è meglio scaricare un modello preimpostato? O perché non utilizzare un software HR così da automatizzare tutte le operazioni?
I classici fogli presenze mensili sono i più utilizzati. Il più delle volte, infatti, è sufficiente chiedere di compilare il registro delle presenze a fine mese, prima cioè di corrispondere la busta paga.
Utilizzare un classico foglio presenze mensile Excel ti permette ugualmente di tenere traccia di: orari di entrata e di uscita dei dipendenti, le ferie, i giorni di permesso o di congedo, e tutti gli altri aspetti che regolano la giornata lavorativa.
Ovviamente dovrai elaborare un foglio per ogni lavoratore e pertanto inserire sia i dati anagrafici dello stesso, sia il mese a cui i dati si riferiscono. Dovrai inoltre individuare una persona nelle risorse umane che si occuperà di raccogliere e verificare le informazioni immesse dai dipendenti, i quali devono occuparsi, preferibilmente ogni giorno, di aggiornare il loro foglio presenze.
Chiedere a un dipendente di compilare il suo foglio presenze manualmente espone a rischi non irrilevanti che possono portare a errati calcoli del TFR, dei giorni di ferie o dei ROL, giusto per riportare alcuni esempi.
Compilare un foglio presenze non è molto difficile. Ad alcuni dipendenti non dovrai dire nulla, altri però potrebbero avere difficoltà a misurare le ore di lavoro, gli orari di ingresso e di uscita, quantificare le ore di permesso e altri aspetti.
Può venirti in mente di offrire una ricompensa a tutti i lavoratori che consegnano in tempo il foglio presenze e prevedere una penalità per coloro che consegnano il foglio in ritardo. Adottare questo sistema potrebbe essere controproducente, creando un clima di tensione tra i manager e i lavoratori.
La differenza principale tra foglio presenze giornaliere e mensili consiste quindi nel modo in cui vengono restituiti i dati: tutti i dipendenti presenti e assenti in un particolare giorno, nel primo caso, oppure tutte le presenze e assenze di un lavoratore in un determinato mese, nel secondo.
Una volta stabilita la tipologia di foglio presenze più in linea con le esigenze della tua azienda, è arrivato il momento di crearne uno. Ecco gli strumenti che puoi utilizzare, ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.
Il foglio presenze può consistere in una tabella stampata su un foglio di carta, dove far incrociare il nome del o dei dipendenti, i giorni lavorativi e le ore di presenza e/o assenza.Online trovi molti modelli gratis di foglio presenze stampabile, editabile, in pdf o in altri formati.
Online trovi molti fogli presenze in Excel, da scaricare e compilare, perlopiù gratis. Ce ne sono di tutti i tipi, più o meno complessi, giornalieri, settimanali o mensili, anche riferiti a un mestiere specifico (registro presenze per cantiere in Excel) o a un anno (foglio presenze in Excel 2023).
Puoi lasciare che sia il singolo dipendente a compilare in autonomia il proprio foglio presenze, oppure affidare il compito a un responsabile incaricato alla rilevazione delle presenze e delle assenze dei dipendenti.
Oltre alle presenze, segna anche le assenze dei dipendenti, avendo cura anche di specificare il motivo per cui queste si verificano. Ad esempio, puoi compilare con il foglio con una "M" quando il lavoratore è assente per malattia, oppure con una "F" nel caso in cui siano giorni ferie. Tener traccia dei "giustificativi" di assenza è importante perché possono avere diversa retribuzione in busta paga: lo vedremo anche nel prossimo paragrafo.
Il foglio presenze, oltre a essere uno strumento fondamentale per segnare le presenze e le assenze man mano che si verificano, può anche aiutarti a pianificare le presenze e le assenze future, così da gestire al meglio le attività e non dover affrontare le temute "ferie di massa" nei periodi cruciali dell'anno. Trovi tante informazioni utili in merito nell'approfondimento sul piano ferie.
Molti insegnanti utilizzano i fogli presenze non solo per raccogliere informazioni, ma anche per creare un sistema di premi per gli studenti più giovani al fine di evidenziare l'importanza della presenza continua. Dare premi mensili per la migliore partecipazione o per il miglioramento più significativo incentiva l'impegno. Naturalmente gli studenti possono saltare le lezioni per tutta una serie di motivi, da una malattia a obblighi familiari, ma promuovere il coinvolgimento attivo dei bambini nel processo di partecipazione può aumentarne la consapevolezza di quanto sia importante. Per gli studenti universitari, le assenze croniche possono indicare un problema più grave che deve essere affrontato. Ad esempio, alcuni studenti possono avere difficoltà ad adattarsi a vivere da soli per la prima volta. Monitorando le abitudini di presenza, gli insegnanti possono rendersi contro dei problemi prima e lavorare con gli studenti per affrontarli. 2ff7e9595c